فرآیند مستندسازی اسناد برای مراکز استانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی بهبود یافت - وبلاگ پاییز

به گزارش وبلاگ پاییز، تهران (پانا) - رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با اشاره به ایجاد 1731 مستند و 333 ویرایش مستندات در بانک رسا از فرایند بهبود فرآیند مستندسازی اسناد در مراکز استانی سازمان اسناد و کتابخانه ملی خبر داد.

به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مهستی ابوذرجمهری رئیس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با بیان این مطلب گفت: وظیفه اصلی اداره مستندسازی داده های اسنادی دفتر توصیف و پردازش اسناد، مستندسازی مطابق با آخرین استانداردهای جهانی است و در 6 حوزه موضوع، نام تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان، نام شخص (رجال) و نام قراردادی فعالیت می کند.

وی ادامه داد: فعالیت اصلی این گروه شامل ایجاد مستند، ویرایش مستندات بانک و اصلاح نمایه در کاربرگه نمایه سازی (فراخوان) و تهیه شیوه نامه های لازم در زمینه مستندسازی اسناد است.

ابوذرجمهری شرح داد: گستره فعالیت مستندسازی، شامل تنظیم و توصیف اسناد متنی و دیداری شنیداری است. بنابراین اگر پیشنهادی تصویب شود، به صورت مستند شده وارد بانک رسا می شود و در صورتی که قابلیت مستند شدن نداشته باشد به اطلاع پیشنهاد دهنده خواهد رسید.

وی ادامه داد: بخش دیگر فعالیت این گروه، اصلاح نمایه ها در کاربرگه های نمایه سازی است که به اصطلاح فراخوان نمایه گفته می شود و فعالیت سوم، به روز کردن و تکمیل اطلاعات نمایه های موجود در بانک رسا است تا سایر اسناد و اطلاعات تکمیلی به اطلاعات قبلی اضافه شود.

ابوذرجمهری شرح داد: این گروه بنا به ضرورت به برگزاری کارگاه های آموزشی هم اقدام می کند که از جمله آنها می توان به برگزاری دو نوبت کارگاه آموزشی در سال جاری به مناسبت هفته جهانی آرشیو اشاره کرد.

وی ادامه داد: تهیه دستورالعمل های مستندسازی هم یکی دیگر از فعالیت های این گروه است که در کنار فعالیت اصلی صورت می پذیرد و هدف از آن هماهنگی کامل مطابق با آخرین استانداردهای جهانی مستندسازی است و البته بومی سازی هایی که براساس فرهنگ و نیاز کشور ضروری به نظر می رسد.

ابوذرجمهری نام کرد: در چهار ماهه سال جاری یعنی از ابتدای شروع سال کاری تا انتها تیرماه، تعداد 1731 ایجاد مستند و 333 ویرایش مستندات بانک اجرا شده است.

وی ادامه داد: همچنین کارگاه آموزشی در هفته جهانی آرشیو در دو نوبت با موضوع مستندسازی نام اشخاص، نام تنالگان، ساخت موضوع، نام جغرافیایی و عناوین قراردادی به صورت آنلاین برگزار شد.

ابوذرجمهری گفت: در راستای بهبود مستمر فرآیند مستندسازی، مقرر شد که دسترسی به سبد مجازی برای مراکز استانی تعریف شود تا رکوردهای دارای پیشنهادات کلیدواژه را به سبد مجازی مستند - مدیر ارسال کنند. همچنین رویه سابق تهیه اسکن از کل صفحات یک پرونده و ارسال آن برای گروه مستندسازی تعدیل یافته و صرفا به تهیه اسکن از صفحه ای که حاوی نمایه پیشنهادی است با شروط خاص اکتفا شود.